扬州大学省优势学科建设工程一期项目全过程跟踪审计案例

［案例背景］

一、扬州大学开展省高校优势学科建设工程一期项目建设

2010年，江苏省实施“高校优势学科建设工程”，在全省高校建设一批高水平优势学科，全面提升高等教育水平和核心竞争力。

扬州大学共有 4 个学科入选该工程一期项目。

扬州大学成立了校长担任组长的省优势学科建设工程领导小组，负责制度建设、组织协调、项目申报和监督执行；学科建设办公室负责各学科建设的日常管理和协调；财务处负责专项资金的核算和财务管理；实验室与设备管理处、国有资产管理处负责学科建设资金大件（宗）采购以及所有仪器设备等固定资产的管理。

4 个学科承担学院是专项资金的具体实施者。项目负责人是第一责任人，对项目预算的编制和项目资金的使用管理负责。项目经费的支出由项目负责人审批。各项目承担学院配备兼职的学科秘书，负责优势学科项目建设日常管理工作。

二、学校审计处根据要求开展

全过程跟踪审计扬州大学根据上级主管部门对专项资金实施“全程监管”、“跟踪审计”的要求，于 2011 年制订《关于对我校江苏高校优势学科建设工程专项资金实行全过程跟踪审计的实施意见》（以下简称“实施意见”）。

“实施意见”明确由学校审计处负责实施全过程跟踪审计工作。

［审计过程及方法］

一、理清思路，确定审计重点扬州大学的 4 个江苏高校优势学科建设工程项目资金量大、建设周期长，对其实行全过程跟踪审计，思路很关键。审计工作首先要处理好监督与服务的关系，促进学校学科建设目标的实现。其次，要紧密结合学校内部控制实际，选准审计重点。扬州大学内部控制相对完善，在大宗物资设备采购、实验室维修改造工程招议标及工程结算审计、经济合同审计审签等方面，制度健全，执行严格。考虑到优势学科建设经费预算中，设备采购部分所占比例较大，审计人员决定，对这部分内容的审计，根据学校的相关规章制度，在相关内部控制环节中“站好位，服好务”；差旅费、会议费、国际合作与交流费、劳务费等支出有双重预算控制比例（各单项比例不超过总预算的 5%，4 项之和不超过总预算的20%），也列为审计重点内容。另外，参建的相关老师可能会有“舍不得用”或“不知道怎么用”的情况，从而影响整个建设经费预算的执行进度，审计人员对此必须高度重视。

二、多种方法，全过程跟踪审计

扬州大学成立了由分管审计工作的副校长任组长，学科建设办公室、财务处、审计处负责人参加的高校优势学科建设工程专项资金审计领导小组，目的是大家共同参与，探索协同式审计。审计处成立了由负责财务审计、工程审计、管理审计的相关人员组成的高校优势学科建设工程专项资金审计工作小组，目的是提供多种形式的审计服务。“实施意见”中明确采用日常参与式审计和项目管理式审计相结合的审计方法。

（一）日常参与式审计

1．采购审计。各学科使用江苏省高校优势学科建设工程专项资金购买仪器设备，新建、改造实验装置，达到一定金额的（仪器设备单件预算价格达3万元，每批预算价格达10万元，新建、改造实验装置预算金额达4万元），由实验室与设备管理处等职能部门组织招议标，审计人员参加采购工作会议，实施监督，提供审计服务，确保采购事项规范、及时。项目实施期间，审计人员共参加各类招议标会议337次，节约采购经费772.32万元（投标报价与谈判后成交价差）。

2．工程结算审计。各学科使用江苏省高校优势学科建设工程专项资金新建、改造实验装置的，结算金额达1万元的，由审计人员进行工程结算审计后方能与施工单位进行结算，确保工程结算真实、准确。审计处在收到审计资料后，优先安排审计力量开展审计，保证优势学科建设工程专项资金的预算执行进度。

项目实施期间，共审计 8 份工程结算，审计金额76.53万元，核减工程造价7.56万元。

3．合同审计审签。在项目实施过程中签订的经济合同，符合学校合同审计审签规定金额的，由审计人员审计审签后才能生效，确保经济活动风险可控。项目实施期间，审计审签合同369份，金额达7050万元。

（二）项目管理式审计

1．中期考核，积极配合绩效审计。2012年11月，江苏省审计厅对扬州大学优势学科建设工程一期项目进行绩效审计，学校审计人员抓住学习契机，全程配合。事前，审计人员督促、指导准备工作；事中，审计人员积极协调做好配合工作；事后，根据省审计组提出的整改要求，督促、指导整改工作。

2．期终验收，精心实施结项审计。2013 年底，江苏省教育厅布置结项验收工作，要求各参建高校在近几年跟踪审计的基础上做好项目结项审计工作，并明确项目资金使用管理情况是高校优势学科建设工程一期项目考核验收的重要内容，也是项目评审的重要依据。凡审计发现有重大违法违纪问题的项目，将列为不合格项目。各学校审计结束后，省教育厅将组织中介机构进

行抽审，抽审的面不少于项目数的30%。抽审项目审计结果将作为评价学校项目经费管理和内部审计工作质量的依据。随着截止日期的日益临近，专项资金开支量越来越大。

该截止日期恰好处在财务处年终结账的重要时期，也是年终结转，开启新账的关键时点。审计时间紧、任务重，审计工作质量直接关系到学校4个优势学科能否顺利结项，也关系到学校申报省优势学科建设工程二期项目的成败，更关系到学校的声誉。面对压力，审计人员严把监督关，找出“问题”；坚守服务理念，督促落实整改。审计工作分四个步骤：

一是与中期绩效审计意见及建议逐条对照，对整改不到位的，督促其整改到位。二是在2013年12月初和12月底分别对中期审计后至2013年11月底和2013年12月份的所有支出进行全面审计，将不符合规范的支出凭证归类整理，并指出需改正或完善之处，提供给相关学科秘书，交由相关老师整改到位。三是对预算执行情况进行审计，在财务处年终结转、开启新账期间，与财务处、各学科一起编制项目决算草案，分4个方向、11个支出科目进行预算、决算比较，及时调整账务，补办经费预算调整审批手续，最后协助各学科编制最终决算。四是帮助各学科完善经费控制台账，确保每一笔支出与财务处的明细账一一对应，确保4个方向和11 个支出科目的相关支出与决算报表相对应。

2013年12月起，审计人员每天加班加点，以严谨和真诚，赢得其他参与优势学科建设者的尊重、理解和支持。

三、经费管理精细化遇难题，

审计设计“一账一表”巧化解2011年底，审计人员在了解各学科预算执行情况时，财务处只能提供各学科总的预算执行情况，不能提供详细情况，现行的核算系统只能以项目为核心，按11个支出科目进行核算，不能在分4个方向的前提下，再按11个支出科目进行明细核算。进一步的分配，需要学科秘书根据台账完成。学科秘书所记台账只是流水账，其准确性不够高。比

如，某教师出差，所填单据经相关负责人审核批准后，到学科秘书处登记台账，在财务处审核后，调整了报销金额，但台账记录未变更，造成台账和财务账册数据不一致。在这样的经费管理状况下，经费预算控制目标不可能达到，很可能出现项目总预算未突破，4个方向、11个科目之间预算执行差别很大的情况：有的科目用款进度很快，甚至超预算使用；有的科目预算执行进度偏慢，不能完成预算计划。为化解这一难题，审计人员设计了“一账一表”，“一账”是支出台账；“一表”是预算执行情况表。

“一账”。将截至2011年底财务处系统内核算的内容输出到 EXCEL表格内，包括编号、类型、科目、项目、摘要、金额等主要信息，追加一栏“标记”，请各学科秘书，对照流水账确认核算事项是否正确，防止学科间串户（即本由 A 学科支付的内容，在 B 学科账户支出），再将所有支出一一进行归类，作出A、B、C、D四种标记，每一种标记分别代表了优势学科建设的4个方向：优质资源建设、创新团队建设、人才培养、科研创新。这样既可以利用 EXCEL 的数据分类、筛选功能，将4个方向上的11个科目支出情况统计出来，又能确保经费支出总额与财务核算系统一致。审计人员在指导各学科完成2011底前的支出台账后，又指导各学科定期通过各自的财务查询口令，及时从财务核算系统导出财务数据，进行分类标记。如发现经济事项核算不正确，及时与财务处沟通调整。

“一表”。“一账”满足了支出分类统计的需要，但是不能满足预算控制的需要。审计人员另外设计了一张 EXCEL 表格——预算执行情况表，将各学科4个方向、11个支出科目的预算事先录入表格，再在预算执行率栏内建立公式：预算执行率=决算 / 预算× 100%。各学科可定期将“一账”上的统计数据录入到该表的决算栏内，即时的预算执行率就会呈现。哪个方向上用了多少钱，支出内容是什么，一目了然。

审计人员设计的“一账一表”，不仅提高了优势学科建设专项经费管理水平，也提高了管理效率，同时也为获取审计基本数据提供了便利。

［审计结果与成效］

一、建设项目顺利通过验收

经过共同努力，扬州大学4个学科最终预算完成率为 90%，剔除按规定预留的 5% 奖励经费后,预算完成率实际达 95%，在江苏省高校中名列前茅。

2014年4月，在省教育厅组织的复审中，扬州大学2个学科被抽查，获得良好评价。参建的4个学科，不仅以优良成绩通过结项验收继续入选二期建设工程，学校还新增两个学科，入选二期建设工程。

二、财务核算系统得以改进与完善

针对学科建设过程中存在的财务核算系统不能完全满足专项资金精细化管理需要的问题，扬州大学在 2014 年更换了新的财务核算系统，并对一些功能进行了二次开发。

现有核算系统完全能够将省优势学科建设工程资金分4个方向、11个支出科目进行核算和预算管理，管理效率和水平进一步提高。

三、实验耗材管理得到进一步规范

针对学科建设过程中出现的实验耗材无出入库管理、且支出金额较大的情况，扬州大学根据审计建议，出台了《关于加强材料、低值品、易耗品管理的规定（试行）》。文件中明确要求各实验室建立健全材料库房管理，严格材料采购、消耗、盘点及登记材料台账制度，明确专人负责专用材料入库验收、日常保管、领用登记等相关工作，对纳入库房管理的各类专用材料要据实填制材料出入库单，建立材料库存盘点制度。这不仅可以规范学科建设经费采购的材料、低值品、易耗品的管理，同时也规范了科研及其他经费采购的材料、低值品、易耗品的管理。

［思考和启示］

一、处理好监督与服务的关系很重要

监督与服务是审计工作的两个不同方面，二者是一个有机整体，不可偏废。监督是基础，服务是职责。只注重监督而忽视服务，审计工作的宗旨和方向就出现了偏差；只注重服务而忽视监督，审计的作用就无法充分发挥，审计就失去了意义，成为无源之水、无本之木。

内部审计要立足“内”字下工夫，把握好履行监督和服务职能的关系。内部审计部门既要做“外科医生”，履行审计监督的职能，加大重点审计力度，查错纠弊；又要做“保健医生”，发挥审计服务的作用，强化审计预防的力度，提出合理化的意见和建议，帮助被审计单位健全制度，规范管理，提高资金使用绩效，发挥“审帮促”作用。同时，还应加强对相关法律法规的宣传和培训，增强各被审计单位依法履职尽责、防范和化解风险的能力。

本次审计，审计人员正确处理了监督与服务的关系，积极探索协同式审计，与财务等部门以及其他学科建设参与者形成了合力，围绕学科建设这个目标，履行各自的职责，取得了理想的效果。

二、审计工作时间安排有待改进

此次跟踪审计，虽然取得了理想效果，但仍有不足。主要表现在审计时间安排上不太科学，如将凭证审核工作集中在年终，特别是结项审计时。如果每个学期集中一段时间审核优势学科建设经费收支凭证，及时查出问题并督促整改，审计效果一定会更好。