工程项目采购全流程审计实务经验分享

采购业务是工程项目管理的中心环节，过程复杂，管理难度大，一直以来都是高风险领域，也是监管的重点。

很多工程企业采取各种措施，特别是通过加强审计来强化对采购的管理和监督。但采购业务点多面广，而内部审计人员的能力、精力相对不足，加上技术手段相对落后，审计监督要么“过于”集中在招标、评标和定标环节，要么四面出击，全面开花，花费了大量的人力和时间，但监督效果不好。

为此，本文以采购全流程为主线，将采购全流程划为采购准备、招标采购、签署合同和验收与分包付款等四个阶段，对常见问题进行简要分析，并提出防范措施，希望能为企业内部审计人员提供一些参考和帮助。

一、采购准备阶段

主要是编制采购预算和采购计划，包括标段划分和供应商选择等。

这个阶段决定买什么，什么方式买、什么时候买，以及向谁买，但由于工期紧张或其它因素，很多采购人员和管理人员往往只是停留在口头上重视。

1、计划与实际脱节

采购准备阶段的问题首先是计划与实际脱节。

如某EPC总承包项目审计中，发现了建安分包超预算的问题，经初步分析主要是大宗采购的混凝土和钢筋的实际执行价格超过合同约定导致。经过对比采购文件、合同文件以及施工周月报，发现上述材料在进场两个月后才签订合同，所有的招标采购程序文件，甚至预算都是后补的。对此，项目经理解释是由于工期紧张。

后经查明，实际是项目部的采购管理和造价管理不到位导致。开工后，没有根据已有图纸制定材料采购计划，也没有编制材料控制预算，无法签订合同，在供应商进场前口头约定按市场价格浮动。进场后为赶工期，供应商一涨价，项目部就被迫认账，不签供货单就被威胁断供。到合同签订时，项目部以既成事实“绑架”公司。合同签订后，又无视合同约定擅自上调价格。但由于设备分包利润高，掩盖了建安超预算问题。

审计人员发现后，一是要求项目部扣回超过合同约定的材料计量金额；二是提出在合同结算阶段，依据实际损失情况对于先实施后签合同的行为进行追责。

2、违法分包和转包

某设备供货和安装承包项目审计中发现，其中的安装工程应该按人、材、机进行分包。但由于项目部自身管理能力无法胜任要求，加上法律意识淡薄，将安装工作全部分包给一家施工单位，形成事实上的转包。

3、虚增和虚构采购内容

在某个EPC总承包项目审计中，在对比分包合同内容时发现了异常：设备合同已约定运输到施工现场，但项目部另外签了物流合同。

经过访谈了解，本项目是通过外部中介得以承揽，为此虚拟了物流采购内容以对外支付相关费用。

二、招标评标阶段

招标评标阶段历来都是审计人员关注的重点，从这里能够发现很多违规违纪的问题线索。

1、在评标规则上动手脚

比如信息化软件的评标阶段，为了让开标时价格最高的意向单位中标，招标小组首先是将最低价评标法改为综合评标法，然后临时增加“垫资”作为评分标准，并以意向单位的技术参数为基准组织了第二轮报价，最终确保意向单位排名第一中标。

2、评标打分随意化

再比如招标文件要求投标单位应具备三项相关工程业绩，但意向单位没有业绩或者业绩不够，有的评标人员闭着眼打分，帮助意向单位蒙混过关。

3、不合理的解释

比如招采平台系统提示投标单位的IP地址重复，招标人员解释因为投标人员出差在同一宾馆上网导致。实际上通过天眼查和电话联系，核实了投标单位的注册地、实际办公地与组织招标的单位都在同一城市甚至同一个区，类似解释根本站不住脚。

三、合同签署阶段

合同签署阶段主要问题集中在：未按企业内部管理流程进行审核审批，合同金额、付款条件、标的内容等主要条款与采购文件不一致等。

1、审批流程不规范

如总公司授权子公司总经理可签署500万元（含）以下的分包合同，超出500万元的需报总公司审批，检查中发现该子公司自揽项目的建安分包合同（1500万元）未按规定报总公司审批。再如某总包项目合同签订于2016年9月，审批时间却在同年11月，未批先签。

2、合同内容存在缺陷

某设备分包合同对设备质保期的起始时间和质保期内双方权利和义务约定不明确，不利执行和权益保护。

3、合同主要条款与采购文件不一致

依据招标文件和采购策划规定，某项目的6个建安分包标段没有预付款，实际分包合同约定预付款比例为5%-10%不等。开标、评标文件也没有包含调整预付款比例的书面记录。

四、验收与付款阶段

分包验收与付款阶段属于违规乃至舞弊的易发阶段。工程项目中的设备采购、建安分包合同金额大，验收程序相对严格，问题较少，但设计、咨询等服务类采购问题较多。

1、没有验收成果的采购

某采购专项内控评价时发现：个别设计分包合同未提供成果验证。

通过进一步查阅设计进度表、设计图纸以及访谈人员核实，本项目的设计工作实际没有外包。在后期办案时了解到，由于当时市场竞争激烈，有些项目是通过中介单位承揽而来，个别单位负责人一方面为了留住骨干员工，一方面为了支付中介费，铤而走险，通过分包合同将资金“体外循环”，转入个人银行卡后支付上述费用。

2、不按合同约定的付款

由于平时疏于管理，对施工单位发放农民工工资实际情况不了解，不掌握，监管缺位，一到年底项目部就被围堵，不得已提前付款，给项目部和企业带来不小的资金压力。

五、解决对策

为进一步减少采购管理中的违规和舞弊现象，建议主要从组织、管理和技术三个方面制定相应防治措施，保障采购业务的合法合规，防范采购重大风险：

1、组织层面

（1）是加强采购的集中管理。明确公司层面的采购管理体系、归口管理部门、组织架构、日常运行机制以及监督机制，规避政出多门，监管缺位的问题。

（2）是实现“需求、采购和定标”三分离，即业务部门根据项目特点提要求，招标部门组织实施设备材料和建安分包的采买，公司领导根据授权定标，解决不相容岗位问题。

2、管理层面

由归口管理部门指导“1+N”的采购管理制度体系，即在采购管理基本制度的基础上，对招标组织、集中采购、供应商管理、日常采购考核等重要环节进一步深化和细化。

3、技术层面

可以将采购管理流程固化到公司信息化系统中，实现招采管理、合同管理和财务付款全流程的信息化，减少人为因素的干扰，并进一步提高工作效率。

结束语

随着审计监督不断深入发现，有的工程项目没有实现预期效益甚至亏损，除了报价漏项错项以外，主要是采购阶段成本控制不到位导致。

因此，审计人员应该以采购全流程为主线，通过项目全过程跟踪审计，把监督重心不断前移，从“治已病”向“防未病”转型。

总之，只有紧紧抓住采购工作中的重点和难点，进行切实有效的审计监督，才能揭露问题、纠正错误、堵塞漏洞、防止暗箱操作、降低采购成本和风险，使采购工作真正走上规范化、有序化、制度化、效率化的轨道。